What is SWAN and Why Am I Going to Love It?

A. Introduction

SWAN—System Wide Automated Network—is a consortium of libraries in DuPage, Cook, Will and Kane counties that share a catalog of over 8,000,000 books, audiobooks, movies and music titles. 

On December 9, Warrenville Public Library District will officially become the 100th library in SWAN. Our library cardholders will have complete access to all SWAN shared resources!!!

You will soon be able to… 

  • Place an item on hold from any of 100 SWAN libraries for pick up at Warrenville Public Library or any SWAN library.  
  • Visit and check out items at any SWAN library. See listing and map.
  • Use the SWAN catalog or the SWAN Libraries mobile app to search for material, place holds and monitor your account.
  • Request text notifications for items ready for pick up, due soon or overdue.  
  • Search the catalog in Spanish by switching the language setting to español and receive notifications in Spanish through “My Account.”  

More Benefits

Automatic Item Renewals: Your eligible items will be automatically renewed two days before they are due. Items can be renewed up to two times unless another member has requested the title.

Improved catalog functions: The new SWAN catalog has the same look and feel as our current catalog, but with enhanced features. You will have options to go directly to new materials and guides for using the catalog and mobile app, including several videos like Library Catalog: Getting Started. 

Shorter wait times: Because we will be sharing resources with so many libraries, we anticipate shorter wait times for more popular titles (taking into consideration pandemic quarantine measures). Special note: WPLD cardholders will have priority status for items our library owns.

Easier checkout experience at SWAN libraries: On December 9, your library card will be ready to use at 99 other SWAN libraries. You won’t need to register your card or have another library call us to confirm your status. Simply visit any SWAN library and check out items with your WPLD library card. See listing and map.

 

B. Next Steps and Key Dates

Please note the following dates and activities.

November 1-December 1

You can help with the transition by making sure your library account includes your current phone number and email address, as enhanced features within the SWAN system depend on a phone number and email address.

Please go to “My Account” and add to or edit the phone number and email address for library cards registered to all household members. It is okay if the library cards for all household members have the same phone number and email.

If you have any questions about updating your account information, contact our Member Services Desk. 630/393-1171 x100; memberservices@warrenville.com.

 

November 23–December 8

  • The addition of new titles and copies to our collections will be temporarily suspended.

December 4-December 8

  • Bring your library card to check out items during this time.
  • You will not be able to place holds, either through the catalog or by requesting through a staff member.
  • We will be unable to check in any returned items. Consequently, once the new system launches, items may remain in your account for several days while we catch up checking in material. No fees will accrue.
  • Account information may not be up to date.
  • The catalog may not accurately reflect item availability. 

December 7-December 8

  • We will be working in offline mode. We will not be able to look up account information, renew items or check due dates.
  • All items will need to be checked out at the Member Services Desk.

Beginning December 9

Library Card Use

Your library card number will remain the same when we join SWAN, but your PIN will change.

PIN Use and Changes

You will need to know your PIN when…

  • checking out physical items at a self-check station
  • placing items on hold in the catalog
  • accessing online databases
  • logging on to a public computer at WPLD

 On December 9, your PIN will change.

  • If you have a phone number on file, your PIN becomes the last 4 digits of your phone number.
  • If a phone number is not on file, a 4-digit PIN will be randomly generated. You will need to go into “My Account” and use “Forgot my PIN” to receive an email to reset your PIN.
  • If your email address is not on file, you will need to contact our Member Services Desk during library hours to reset your PIN.

 C. Questions & Answers

We anticipate our library members will have many questions about our move to the SWAN catalog system. The details provided in this Q&A section apply on or after December 9, 2020.

 

Q. Will I get a new library card number with the change to SWAN?

A. No. Your library card number will stay the same. If you’ve lost or damaged your library card, visit our Member Services Desk during Grab & Go hours for a replacement card. The fee is $1.00. Bring a current photo ID.

 

Q. Will my PIN change in SWAN?

A. Yes. If you have a phone number on file, your PIN becomes the last 4 digits of your phone number. If a phone number is not on file, a 4-digit PIN will be randomly generated. You will need to go into “My Account” and use “Forgot my PIN” to receive an email to reset your PIN. If your email address is not on file, you will need to contact our Member Services Desk during library hours to reset your PIN.

 

Q. How can I place an item on hold?

A. Place an item on hold through our online catalog (available 24/7), in the SWAN Libraries app or by asking a staff member at our Youth Services Desk or Adult Services Desk. If you need help with the catalog functions, you can view easy-to-follow videos.

 

Q. Can I use the SWAN Libraries app?

A. You can download the SWAN Libraries app to an Android or iOS device to search the catalog and place items on hold, check due dates and item hold status and update your contact information.

 

Q. Can I sign up for text notifications?

A. Yes. This is a new feature with SWAN. Visit “My Account” and edit your preferences.

 

Q. Can I get text notices about items on hold and due dates through SWAN?

A. Yes. To sign up to receive text message notifications, go to “My Account.” If you have questions about notification options, contact our Member Services Desk.

 

Q. Will my items automatically renew?

A. Yes. Eligible items will be automatically renewed up to two times two days before they are due if they have not been requested by another cardholder. If you are signed up for email notifications you will receive a notice that your items have automatically renewed. You will receive a courtesy notice if an item could not be renewed.

 

Q. What email addresses will my notifications come from?

A. Email notices are sent from: sirsi@catalog2.swanlibraries.net and memberservices@warrenville.com. We recommend you allow any email from *.swanlibraries.net and *warrenville.com to be accepted by your mail system.

 

Q. Where do I pick up an item I placed on hold?

A. Once you receive notice that the item is available, you will pick it up at the library you designated when placing the hold, either WPLD or another SWAN library. We encourage you to check the website of the lending library for their hours and pick up procedures.

 

Q. How long can I borrow items checked out from the SWAN catalog?

A. If you check out items from our collection, WPLD loan periods and rules apply. If you check out an item from another SWAN library, loan periods, borrowing privileges and obligations pertain to the lending library. Due dates will display on your receipt and in your account. You can receive courtesy notices via email or text message two days before an item is due. You can also check due dates in the SWAN Libraries app.

 

Q. Do SWAN libraries have fines?

A. Many SWAN libraries are fine free like WPLD, but others charge for overdue items. Keep in mind: Warrenville Public Library cardholders are responsible for all borrowed materials. Any overdue, lost or damaged items may result in fines, fees and/or suspension of borrowing privileges until the items are returned and outstanding account balances are paid.

 

Q. What if I can’t find something in the catalog?

A. Use our item request form or contact our Youth Services Desk or Adult Services Desk. We’ll search for you and notify you with the status of your request.

 

Q. Are eBooks or other downloadable items impacted by the move to SWAN?

A. No. The authentication process for downloadable materials will remain the same. Note: Your PIN will change to the last 4 digits of your phone number. See other Q&A about PINs.

 

Q. Will I still get LibraryElf email notifications for all household members?

A. No. We are discontinuing the LibraryElf service as of December 1. However, you can receive text notifications about the activities on all household members’ library cards by visiting “My Account” to set up text messaging for each account. You can monitor multiple cards in the SWAN Libraries app.

 

If your question requires a detailed response, contact us:

Member Services Desk (library card, account info, PIN)

memberservices@warrenville.com

630/393-1171 x100

 

Adult Services Desk (place holds, readers advisory, research)

adultservices@warrenville.com

630/393-1171 x121

 

Youth Services Desk (place holds, readers advisory, research)

youthservices@warrenville.com

630/393-1171 x124

 

There are bound to be “growing pains” as we continue to learn and navigate our way through all the capabilities that exist for circulating over 8,000,000 items. We plan to make updates to this blog, possibly with additional key dates and activities as they arise, so check frequently to see if anything may have changed. We appreciate your continued support as we grow. Thank you!

 

¿Qué es SWAN y por qué le va a encantar?

A. Introducción

SWAN — System Wide Automated Network — es un consorcio de bibliotecas en los condados de DuPage, Cook, Will y Kane que comparten un catálogo de más de 8,000,000 de libros, audiolibros, películas y títulos de música.
El 9 de diciembre, el Distrito de Bibliotecas Públicas de Warrenville se convertirá oficialmente en la centésima biblioteca que se una a SWAN. ¡Los miembros con tarjetas de nuestra biblioteca tendrán acceso completo a todos los recursos compartidos por SWAN!

Pronto podrá …
• Reservar artículos ofrecidos por cualquiera de las 100 bibliotecas que están unidas a SWAN. Podrá recoger estos artículos en la Biblioteca Pública de Warrenville o en cualquier biblioteca de SWAN.
• Visitar y sacar artículos bajo préstamo en cualquier biblioteca de SWAN. Estudie el listado y mapa.
• Utilizar el catálogo SWAN o la aplicación móvil SWAN Libraries para buscar artículos, realizar reservas y monitorear su cuenta.
• Solicitar notificaciones de texto para estar atento sobre el estatus de artículos bajo reserva, cuando se vencen sus préstamos o cuando están a punto de vencerse.
• Realizar búsquedas en español. Tendrá la opción de cambiar la configuración de idioma a español y recibir notificaciones en español a través de “Mi cuenta”.

Más beneficios

Renovación automática: artículos elegibles serán renovados automáticamente dos días antes de la fecha de vencimiento. Sus artículos elegibles se renovarán hasta dos veces al menos que otro miembro haya solicitado el título.

Funciones de catálogo mejoradas: el nuevo catálogo SWAN tiene el mismo aspecto que nuestro catálogo actual, pero con características mejoradas. Tendrá opciones para ir directamente a nuevos materiales y leer guías para usar el catálogo y aplicación móvil, por ejemplo, varios videos como Catálogo de la Biblioteca: Introducción.

Tiempos de espera más cortos: debido a que compartiremos recursos con un gran grupo de bibliotecas, anticipamos tiempos de espera más cortos para recibir títulos populares (teniendo en cuenta las medidas de cuarentena durante la pandemia). Nota especial: los miembros con tarjetas WPLD tendrán un estado de prioridad para los artículos que son parte de nuestras colecciones.

Experiencia de pago más fácil en las bibliotecas de SWAN: el 9 de diciembre, su tarjeta de biblioteca estará lista para usar en todas las 99 bibliotecas de SWAN. No es necesario que registre su tarjeta ni que otra biblioteca nos llame para confirmar su estado de cuenta. Simplemente visite cualquier biblioteca de SWAN y saque artículos bajo préstamo con su tarjeta de biblioteca WPLD. Estudie el listado y mapa.

B. Próximos pasos y fechas clave

Tenga en cuenta las siguientes fechas y actividades.

1 de noviembre-1 de diciembre
Puede ayudar con la transición asegurándose de que actualicé su número de teléfono y dirección de correo electrónico en su cuenta de la biblioteca, ya que las funciones mejoradas dentro del sistema SWAN dependen de un número de teléfono y una dirección de correo electrónico.

Visite “Mi cuenta” para agregar o cambiar el número de teléfono y dirección de correo electrónico que están asociados a las tarjetas de biblioteca de todos los miembros de su hogar. No habrá ninguna complicación si todos los miembros de su hogar tienen el mismo número de teléfono y correo electrónico asociados con sus tarjetas.

Si tiene alguna pregunta sobre cómo actualizar la información de su cuenta, comuníquese con nuestro Escritorio de Servicio a los Miembros: Tel. 630 / 393-1171 x100; memberservices@warrenville.com.

23 de noviembre al 8 de diciembre
• Se suspenderá temporalmente la adición de nuevos títulos y copias adicionales a nuestras colecciones.

4 de diciembre-8 de diciembre
• Favor de tener su tarjeta de la biblioteca a la mano para sacar artículos durante este tiempo.
• No podrá realizar reservas, ya sea a través del catálogo o solicitándolo a través de un miembro del personal.
• Ningún artículo devuelto durante este tiempo será procesado. En consecuencia, una vez que se lance el nuevo sistema, los artículos pueden permanecer en su cuenta durante varios días mientras que trabajamos en el procesamiento de artículos devueltos. No se acumularán tarifas.
• Es posible que la información en su cuenta no esté actualizada.
• Es posible que el catálogo no refleje con precisión la disponibilidad de artículos.

7 de diciembre-8 de diciembre
• Estaremos trabajando fuera de línea. No podremos buscar información en su cuenta, renovar artículos o verificar las fechas de vencimiento.
• Necesitará visitar el Escritorio de Servicio a los Miembros para sacarr sus artículos.

A partir del 9 de diciembre

Uso de la tarjeta de la biblioteca
Su número de tarjeta de la biblioteca seguirá siendo el mismo cuando nos unamos a SWAN, pero su número PIN cambiará.

Uso y cambios de PIN

Deberá saber su número PIN cuando…
• retire artículos físicos en una estación de autoservicio
• ponga artículos bajo reserva a través del catálogo
• acceda a bases de datos en línea
• use una computadora pública en WPLD

El 9 de diciembre, su número PIN cambiará.
• Si tiene un número de teléfono registrado, su número PIN se convierte en los últimos 4 dígitos de su número de teléfono.
• Si no hay un número de teléfono registrado, su número PIN de 4 dígitos será seleccionado aleatoriamente. Si gusta cambiar su número PIN tendrá que ingresar a “Mi cuenta” y usar “Olvidé mi PIN” para recibir un correo electrónico con un enlace para cambiar su número PIN.
• Si su correo electrónico no está archivado, deberá comunicarse con nuestro Escritorio de Servicio a los Miembros durante el horario de la biblioteca para poder cambiar su número PIN.

C. Preguntas y respuestas
Anticipamos que los miembros de nuestra biblioteca tendrán muchas preguntas sobre nuestro cambio al sistema de catálogo SWAN. Los detalles proporcionados en esta sección de preguntas y respuestas se aplicarán a partir del 9 de diciembre de 2020.

P. ¿Cambiará mi número de tarjeta de biblioteca cuando nos unamos a SWAN?

R. No. Su número de tarjeta de biblioteca seguirá siendo el mismo.

P. ¿Cambiará mi número PIN?

R. Sí. Si tiene un número de teléfono registrado, su número PIN se convierte en los últimos 4 dígitos de su número de teléfono. Si no hay un número de teléfono registrado, su número PIN de 4 dígitos será seleccionado aleatoriamente. Si gusta cambiar su número PIN tendrá que ingresar a “Mi cuenta” y usar “Olvidé mi PIN” para recibir un correo electrónico con un enlace para cambiar su número PIN. Si su correo electrónico no está archivado, deberá comunicarse con nuestro Escritorio de Servicio a los Miembros durante el horario de la biblioteca para poder cambiar su número PIN.

P. ¿Cómo puedo poner un artículo bajo reserva?

A. Ponga un artículo bajo reserva a través de nuestro catálogo en línea (disponible las 24 horas, los 7 días de la semana), en la aplicación de bibliotecas SWAN o solicitando a un miembro del personal en el Departamento de Niños o el Departamento de Adultos. Si necesita ayuda con las funciones del catálogo, habrá videos fáciles de seguir a través de SWAN.

P. ¿Puedo usar la aplicación SWAN Libraries?

R. Puede descargar la aplicación SWAN Libraries en un dispositivo Android o iOS para realizar búsquedas en el catálogo y colocar los artículos bajo reserva, verificar las fechas de vencimiento y el estatus de los artículos bajo reserva, también podrá actualizar su información de contacto.

P. ¿Puedo solicitar notificaciones de texto?

R. Sí. Esta es una nueva opción por parte de SWAN. Ingrese a “Mi cuenta” y seleccione sus preferencias.

P. ¿Puedo recibir avisos por mensaje de texto sobre artículos bajo reserva y fechas de vencimiento a través de SWAN?

R. Sí. Para solicitar notificaciones por mensaje de texto, ingrese a “Mi cuenta”. Si tiene preguntas sobre las opciones de notificación, comuníquese con nuestro Escritorio de Servicio a los Miembros.

P. ¿Mis artículos se renovarán automáticamente?

R. Sí. Los artículos elegibles se renovarán automáticamente hasta dos veces dos días antes de la fecha de vencimiento si no han sido solicitados por otro miembro. Si ha solicitado recibir notificaciones por correo electrónico, recibirá un aviso cuando sus artículos han sido renovados automáticamente. Recibirá un aviso de cortesía si un artículo no se puede renovar.

P. ¿De qué correo electrónico recibiré notificaciones?

R. Los avisos por correo electrónico se envían desde: sirsi@catalog2.swanlibraries.net y memberservices@warrenville.com. Le recomendamos que permita que su sistema de correo acepte cualquier correo electrónico de * .swanlibraries.net y * warrenville.com.

P. ¿Dónde recojo artículos que he puesto bajo reserva?

R. Una vez que reciba el aviso de que el artículo está disponible, lo recogerá en la biblioteca que designó al realizar la reserva, ya sea WPLD u otra biblioteca SWAN. Si opta por recoger sus artículos en otra biblioteca que no sea WPLD, le recomendamos que consulte el sitio web de la biblioteca que ha prestado el articulo para conocer los horarios y procedimientos.

P. ¿Cuáles son los plazos de préstamo a través del catálogo de SWAN?

R. Si saca artículos bajo préstamo de nuestra colección, se aplicarán los períodos de préstamo y las reglas de WPLD. Si saca un artículo de otra biblioteca de SWAN, los plazos de préstamo, los privilegios de préstamo y las obligaciones serán establecido por esa biblioteca. Encontrará las fechas de vencimiento en su recibo y en su cuenta en línea. Tiene la opción de recibir avisos de cortesía por correo electrónico o mensaje de texto dos días antes de la fecha de que se venza su préstamo. También puede verificar las fechas de vencimiento en la aplicación SWAN Libraries.

P. ¿Habrá multas por parte de las bibliotecas SWAN si me retraso en devolver mis artículos?

R. Muchas de las bibliotecas SWAN no multan por retraso como WPLD, pero si hay unas cuantas que multan por retraso. Tenga en cuenta: Los miembros con tarjetas de la Biblioteca Pública de Warrenville son responsables de todos los materiales prestados. Cualquier artículo vencido, perdido o dañado puede resultar en multas, tarifas y/o suspensión de privilegios de préstamo hasta que se devuelvan los artículos y se paguen las multas pendientes de su cuenta.

P. ¿Qué pasa si no encuentro algo en el catálogo?

R. Utilice nuestro formulario de solicitud de artículos o comuníquese con el Departamento de Niños o Adultos para recibir asistencia. Nosotros buscaremos sus artículos y le notificaremos con el estatus de su solicitud.

P. ¿Los libros electrónicos u otros elementos descargables se ven afectados por el cambio a SWAN?

R. No. El proceso de autenticación para acceder a los materiales descargables seguirá siendo el mismo. Nota: Su número PIN cambiará a los últimos 4 dígitos de su número de teléfono. Consulte otras preguntas y respuestas sobre los números PIN.

P. ¿Seguiré recibiendo notificaciones por correo electrónico de LibraryElf para todos los miembros en mi hogar?

R. No. Descontinuaremos el servicio LibraryElf a partir del 1 de diciembre. Sin embargo, puede solicitar notificaciones de texto sobre las actividades de cada una de las tarjetas de la biblioteca de miembros de su hogar. Ingrese a “Mi cuenta” para configurar los mensajes de texto para cada cuenta. Puede monitorear varias tarjetas a la vez a través de la aplicación SWAN Libraries.

Si su pregunta requiere una respuesta detallada, contáctenos:

Escritorio de Servicios a los Miembros (tarjeta de la biblioteca, información de cuenta, numero PIN)
memberservices@warrenville.com
630/393-1171 x100

Departamento de Adultos (reservas, asesoramiento a los lectores, investigación y referencia)
adultservices@warrenville.com
630/393-1171 x121

Departamento de Niños (reservas, asesoramiento a los lectores, investigación y referencia)
youthservices@warrenville.com
630/393-1171 x124

Es probable que haya algunos problemas inevitables mientras que nosotros continuamos aprendiendo todas las capacidades que existen para hacer circular más de 8,000,000 de artículos. Planeamos hacer actualizaciones a este blog, posiblemente agregando fechas y actividades clave a medida que surjan, así que visite este sitio a menudo para estar atento sobre los cambios. Agradecemos su continuo apoyo durante esta nueva etapa. ¡Muchísimas Gracias!

 

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